10.03.2021

Uwalnianie potencjału i rozwój ludzi w organizacjach

isolution
isolution

Dwa lata temu zaprezentowałem koncepcję macierzy kompetencji, którą opisałem w artykule,  możesz przeczytać go tutaj.

Od tamtej pory, zarówno w ramach swojej firmy, jak i w innych firmach korzystających z opisanych idei, sprawdzaliśmy, jak to działa w praktyce, jaką wartość przynosi organizacji i wszystkim osobom korzystającym z gromadzonych w niej informacji.

Przez cały ten czas myślałem o tym, w jaki sposób ulepszyć koncepcję macierzy kompetencji, ponieważ w trakcie używania uwidoczniły się jej braki. I tak:

  • Korzystanie z arkusza XLS nie ułatwia wykorzystania zgromadzonych danych. Dwa razy podchodziliśmy do stworzenia aplikacji, jednak konieczność uzupełnienia macierzy, która w niektórych zespołach miała ponad 100 pozycji nie była łatwa.
  • Macierz w czytelny sposób przedstawiała kompetencje oraz zainteresowania każdej osoby, niestety trudno było zagregować i przeanalizować dane na poziomie zespołów i projektów.
  • Brakowało nam perspektywy projektu, czyli odpowiedzi na pytanie “Jakie kompetencje wykorzystuje każda osoba w projekcie? Jakich kompetencji brakuje w zespole? Czy nie marnujemy potencjału osoby, nie korzystając z jej kluczowych kompetencji i zainteresowań?”
  • Brakowało nam “miękkiej” perspektywy, czyli prostego sposobu na pokazanie wartości, motywatorów, stylu osobowości z perspektywy indywidualnej oraz z poziomu zespołu.
  • Nie mogliśmy na arkuszu uruchomić wewnętrznego systemu rekomendacji.
  • Nie było możliwe nakładanie kolejnych wymiarów na kompetencje, które na przykład pozwoliłyby nam łączyć mentorów i osoby szukające wsparcia w rozwoju.
  • Trudno również to podejście dostosować do potrzeb warsztatowych i zrobić w wersji “papierowej”. Widzieliśmy tu duże pole do wykorzystania – na przykład w procesie rekrutacji.

Wskazane niedogodności oraz zapoznanie się z koncepcją oraz ciekawym przykładem jej wykorzystania  dały nam impuls, żeby opracować nową wersję macierzy kompetencji.

Poniżej znajdziesz opis nowej wersji macierzy kompetencji, która pozbawiona jest wad wskazanych powyżej i ostatecznie została zaimplementowana w formie modułu platformy TeamToolbox.

Nasza nowa koncepcja zakłada uproszczenie całego procesu i spojrzenie na rozwój każdej osoby z trzech perspektyw:

  • Kluczowych kompetencji, w której każda osoba wskazuje te kompetencje, w których czuje się najlepiej, które chce rozwijać i wykorzystywać w codziennej pracy. Ta perspektywa pokazuje nam to co TERAZ jest ważne dla każdej osoby. To w tym obszarze najczęściej będzie ona chciała pełnić rolę mentora. Informacje z tej perspektywy pozwolą poszukiwać projektów lepiej dopasowanych do indywidualnych potrzeb każdej z osób, wykorzystując jej aktualny potencjał.
  • Zainteresowań, czyli przestrzeni, w której znajdą się kompetencje, które będą podlegały rozwojowi. W rozwoju zainteresowań będziemy widzieli duży entuzjazm oraz wewnętrzną motywacje u ludzi. Tutaj będą oni szukali mentora, który wesprze ich w rozwoju. Informacje, które tutaj zgromadzimy pozwolą nam:
  • lepiej zaplanować i wykorzystać budżety szkoleniowe,
  • przygotować długofalową strategię rozwoju firmy.

  • Kompetencji wykorzystywanych w codziennej pracy, która pozwala nam spojrzeć na rzeczywiste wykorzystanie potencjału osób w pracy projektowej lub zespołowej.
Rys. 1 Koncepcja nowej macierzy kompetencji
Rys. 2 Nowe podejście w akcji - przykład.

Zaproponowane przez nas podejście ma wiele zalet.

I Szybkie i łatwe uzupełnianie w profilu swoich kluczowych kompetencji oraz zainteresowań 

W starej wersji musieliśmy uzupełniać wszystkich kompetencji w macierzy, w niektórych zespołach liczba kompetencji przekraczała 100.

 

W nowej wersji wybierzesz te kompetencje, które są dla Ciebie kluczowe i te które są faktycznie w obszarze Twoich zainteresowań. Przy czym nie ma tu żadnych ograniczeń na liczbę kompetencji.

Kluczowe kompetencje, czyli to w czym czujemy się dobrze, to co chcielibyśmy wykorzystywać w swojej codziennej pracy pokazuje nam perspektywę ważną dla każdej osoby – TERAŹNIEJSZOŚĆ

  • W tym obszarze poszukujemy projektów, w których wykorzystamy kluczowe kompetencje
  • Tutaj najczęściej pojawią się MENTORZY chętni do wspierania kolegów w rozwoju wybranej kompetencji.

Zainteresowania, to kompetencje, które chcemy rozwijać. Ta część modelu pokazuje nam widok na przyszłość.

 
  • To w tym obszarze jest przestrzeń na rozwój i przesuwanie zainteresowań do obszaru kluczowych kompetencji
  • W tym obszarze pojawią się kompetencje, w których rozwoju będziemy szukali wsparcia mentorów.
Rys 3. Ustawianie kluczowych kompetencji oraz zainteresowań na profilu
Rys 4. Ustawianie kluczowych kompetencji oraz zainteresowań z poziomu opcji w menu “SKILLS”
Rys. 5 Poziomy kompetencji - przykład

II Pokazanie rzeczywistego wykorzystania potencjału każdej osoby.  

Kompetencje wykorzystywane w projekcie to kompetencje, które wykorzystujemy w rzeczywistości pracując w swoich projektach i zespołach.

To całkowita nowość, która pozwala na zdefiniowanie na poziomie zespołu lub projektu tablicy, w której możemy:

  1. Zdefiniować kompetencje wymagane w projekcie/zespole, ich liczbę oraz poziom.
  2. W kolejnym kroku możemy dodać osoby do tablicy (np. zespół projektowy) – każdy z członków zespołu ustawia poziom kompetencji dla każdej wybranej w kroku 1 kompetencji.

  3. Zweryfikować jak potrzeby zdefiniowane w kroku 1 mają się do rzeczywistości i kompetencji wszystkich członków zespołu. Możemy w łatwy sposób pokazać luki w kompetencjach, które wymagają podjęcia konkretnych działań.
  4. Zdefiniować dla wybranych kompetencji (te w których mamy braki i które zostały zidentyfikowane w kroku 3) akcje rozwojowe wypracowane przez zespół, które pozwolą zwiększyć % pokrycia kompetencji.
  5. Praca zespołowa to nie tylko kompetencje “twarde”, ale także konieczność spojrzenia na kompetencje “miękkie”.  Ta perspektywa pozwoli nam skrócić proces formowania zespołu oraz zwiększyć prawdopodobieństwo, że w ogóle uda się zbudować zespół. Na poziomie tablicy możecie analizować style (w naszym przypadku oparte o model DISC) oraz motywatory poszczególnych osób wchodzących w skład zespołu. Nasza praktyka pokazuje:
  • Im większa różnorodność stylów, tym lepiej.
  • Im bardziej zbliżone motywatory i wartości, tym lepiej.
  • Im lepiej się znamy, tym relacja bardziej oparta będzie na zaufaniu.
Rys 6. Tabela kompetencji w zespole lub projekcie

III Łatwe wyszukiwanie osób o konkretnych kompetencjach.  

Każdy może łatwo znaleźć osobę, od której może uzyskać pomoc. Kompetencje tworzą listę, każda kompetencja może być przypisana do wielu kategorii.

Rys 7. lista kompetencji z informacją o poziomie kompetencji
Rys 8. Szczegóły kompetencji
Rys 9. Szczegóły konkretnej kategorii, która grupuje kategorie

IV Możliwość zdefiniowania poziomów kompetencji i słownika kompetencji, który jest dostosowany do kontekstu każdej organizacji/zespołu/projektu.

V Możliwość łączenie mentorów z osobami szukającymi wsparcia. 

VI Wewnętrzny system rekomendacji. Każdy może napisać rekomendacje dla dowolnej osoby w kontekście wybranej kompetencji.  

VII Uwzględnienie nie tylko “twardych” kompetencji, ale również aspektów miękkich poprzez pokazanie na poziomie tablic kompetencji stylów poszczególnych osób oraz ich motywatorów.

Do czego możesz wykorzystać moduł Kompetencji w TeamToolbox?

  • Do stworzenia kompleksowego systemu wspierającego rozwój pracowników oraz uwalnianie ich potencjału. Będziemy mogli spojrzeć na kompetencje z 3 różnych perspektyw:

– Kluczowe kompetencje, czyli spojrzenie na teraźniejszość.
– Zainteresowania, czyli widok na przyszłość.
Rzeczywistość projektową i zespołową.

  • Wsparcia Sprzedaży, ponieważ będziemy mogli szukać projekty, które będą dopasowane do kluczowych kompetencji.
  • Do analizy zagregowanych danych na poziomie zespołu/projektu/obszaru/firmy o mocnych stronach (kluczowe kompetencje), zainteresowaniach oraz kompetencjach wykorzystywanych w rzeczywistości projektowej/zespołowej. 
  • Rekrutacji (możecie skorzystać z papierowych wersji kart “kluczowe kompetencje”, “zainteresowania”, “motywatory”, “user DNA”)
  • W procesie formowania nowego zespołu w celu dobrania osób najlepiej dopasowanych do potrzeb zespołu/projektu
  • W procesie poszukiwania nowej osoby do zespołu
  • Do zbudowania programu mentoringowego ,w którym system będzie łączył mentorów i osoby szukające wsparcia
  • Do budowania planów rozwojowych na poziomie zespołów i poszczególnych osób.
  • Do stworzenia wewnętrznego systemu rekomendacji 

Proces definiowania kompetencji

Niezależenie, czy skorzystacie z oprogramowania, czy z wersji papierowej możecie skorzystać z tego pomysłu na rozwój i uwalniania potencjału ludzi korzystając z następującego procesu: 

  1. Zdefiniuj kompetencje, które są dla Ciebie kluczowe (perspektywa kluczowych kompetencji) oraz zainteresowania (perspektywa zainteresowań).
  2. Dla wybranych kompetencji możesz wskazać te, w których możesz pełnić rolę mentora lub w których szukasz wsparcia.
  3. Na poziomie projektu/zespołu lider może warsztatowo przepracować kwestie rozwoju (perspektywa projektu) według następującego schematu:
  • Zdefiniujcie jako zespół listę kompetencji, która jest wymagana do realizacji projektu Dla każdej z kompetencji wyznaczcie liczbę osób potrzebną do zrealizowania projektu na każdym z poziomów np. 2 ekspertów 1 początkujący
  • Każda z osób dodana do tablicy uzupełnia poziom dla każdej z kompetencji

4. Sprawdźcie status każdej kompetencji weryfikując czy zespół ma wystarczające kompetencje w        stosunku do zdefiniowanych w punkcie 3a kompetencji.

5. Dla każdej z kompetencji możemy zdefiniować zadania rozwojowe, których celem jest zwiększenie      pokrycia wybranej kompetencji.

Dodatkowe informacje

Możecie zaprezentowaną idee wykorzystać w pracy z swoimi zespołami korzystając z post-it, kartek papieru, flamastrów,  flipchartu i podejścia warsztatowego. Tutaj znajdziecie prezentację z meetupu oraz gotowe materiały do wydrukowania (karty kompetencji, zainteresowań, motywatorów oraz opis procesu do wykorzystania i dostosowania do Waszego kontekstu).

Możecie również skorzystać z udostępnionej przez nas aplikacji i wesprzeć nas w jej rozwoju – więcej informacji znajdziesz na www.teamtoolbox.io – moduł kompetencji). Plany na jej rozwój mamy bardzo ciekawe 😉 Co nam się marzy?

Chcielibyśmy rozszerzyć moduł kompetencji dając możliwość:

  • Udostępniania przez firmę profili osób, które będą bez projektu. W ten sposób chcielibyśmy umożliwić firmom nawiązywania w bezpieczny, prosty i transparentny sposób współpracy bez konieczności korzystania z pośredników.
  • Generowania nowych szans sprzedażowych dla firm, które zdecydują się udostępnić wybrane przez siebie profile. Dzięki temu inni użytkownicy aplikacji będą mogli wyszukiwać udostępniane profile i kontaktować się ze wskazaną przez firmę osobą. Nawiązywać nowe relacje biznesowe w modelu B2B bez pośredników*.
  • Stworzenia rozproszonej “wirtualnej ławki”, dzięki czemu zainteresowane firmy będą mogły budować zespołu korzystając nie tylko ze swoich kompetencji, ale również wyszukując wśród osób i zespołów udostępnionych przez inne firmy korzystające z platformy.
  • Nie będziemy używali “sztucznej inteligencji”. Celem naszego rozwiązanie jest wsparcie rozwoju i uwalnianie potencjału ludzi w organizacjach. Technologia ma wspierać ten proces, a nie zastępować ludzi. Będziemy wspierali użytkowników w podejmowaniu decyzji pokazując im dostępne informacje.

* Nie chcemy być wirtualnym pośrednikiem, nie będziemy pobierali żadnej prowizji za skojarzenia firmy, która ma potrzeby i firmy, która dysponuje zespołem lub osobą spełniającą potrzeby Klienta.  

Piotr Medyński

Founder & co-CEO w Isolution, Founder & CEO Teamtoolbox, Founder Wizards, Community Organizer – meetup Management 3.0 Warsaw

Jestem przedsiębiorcą 😉
Lubię pracować z ludźmi, eksperymentować, tworzyć coś nowego i zmieniać świat.

Masz pytanie? Potrzebujesz pomocy? A może chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach, jakie wypracowaliśmy?